Spotkania służbowe, projektowe burze mózgów i cotygodniowe sejmiki. Temat odpraw i grupowych dyskusji jest zagadnieniem na temat którego chciałem napisać od bardzo dawna. Osoby z którymi pracuję wiedzą, że potrafię wyjść ze spotkania gdy uznam takie działanie za stosowne. Zawsze, gdy tylko jest to możliwe, staram się podać powody mojej decyzji o opuszczeniu zebrania. Czy jest to niegrzeczne i nieprofesjonalne? Z mojego punktu widzenia, niegrzeczne i nieprofesjonalne jest pojawianie się na wszystkich zgromadzeniach, na które tylko ktoś nas zaprosił oraz zostawanie do końca bez względu na potencjalne zyski z takiego posiedzenia.
Zagadnienie jest bardzo obszerne i jestem przekonany, że nie uda mi się zawrzeć w tym wpisie wszystkiego, co kołacze mi się po głowie. Postaram się jednak skupić na kwestiach w mojej ocenie najistotniejszych. Mam nadzieję, że przedstawione tutaj poglądy oraz argumenty, będą miały pozytywny wpływ na jakość przyszłych spotkań z Twoim udziałem.
Koszty zebrania
Zawsze przed zorganizowaniem spotkania należy zastanowić się nad jego kosztami. Wbrew pozorom, nie jest to tak oczywiste i wiele osób odpowiedzialnych za organizację zapomina, że należy uwzględnić wypłaty pracowników zaproszonych na naradę. Problem kosztów jest szczególnie palący w branży IT, gdzie stawki 80 – 150 netto/h za osobę nie należą do zjawisk osobliwych. Ile programistów, liderów zespołów, testerów czy menadżerów musi być obecnych na spotkaniu? 6? 12? Uprościmy obliczenia określając liczbę uczestników na poziomie 10.
Teraz ustalimy przykładowy czas spotkania. Z mojego doświadczenia wynika, że nawet cotygodniowe spotkanie, o znanej na wskroś agendzie, może trwać niedeterministyczną wartość czasu. Ilość Twojego życia, która zostanie strawiona, jest niczym stan spinu – lub kot Schrodingera – zostanie ściśle sprecyzowana wyłącznie za sprawą obserwacji. Wyolbrzymiam oczywiście. Determinizm długości spotkania jest funkcją umiejętności organizacyjnych i interpersonalnych osoby prowadzącej zebranie. W celu uproszenia przyjmujemy jedną godzinę.
Czy mamy już komplet parametrów do określenia kosztów spotkania? Niestety nie. Musimy rozpatrzeć jeszcze kwestię powrotu uczestników do pracy, chwile których potrzebują by przestawić swoje myślenie z problematyki interpretacji języka i artykulacji poglądów na myślenie twórcze, abstrakcyjne, potrzebne do efektywnego rozwiązywania problemów logicznych. Zakładam tutaj czas 30 minut. Przyjęte wartości parametrów dają nam w sumie koszt 1200 – 2250 zł netto/narada. Plus koszty przygotowania spotkania (czas, materiały) oraz koszty pomieszczenia, energii, eksploatacji sprzętu.
Miesiąc ma cztery tygodnie, a to oznacza, że za cenę tych teoretycznych spotkań, można by zatrudnić jeszcze jednego testera lub programistę – niekoniecznie juniora. 😉
Sygnały dobrych obrad
Szacunkowe koszty posiedzeń zostały nakreślone. Po czym jednak poznać, że jesteśmy we właściwej sali konferencyjnej? Sprowadza się to do zaobserwowania pewnych zjawisk:
- istnieje możliwość podzielenia się ważnymi informacjami z kluczowymi pracownikami oraz każdy jest w stanie wymienić poglądy z innymi uczestnikami
- obecni na naradzie zadają sobie wzajemnie pytania z zakresu agendy zebrania na które uzyskują odpowiedzi
- ważne kwestie z punktu widzenia większości uczestników są omawiane, a problemy identyfikowane i zapisywane
- pracownicy posiadający doświadczenie w danym zagadnieniu przekazują swoją wiedzę pozostałym
- dzięki temu zgromadzeniu, obecnym na nim uczestnikom łatwiej będzie wykonać powierzone zadania
Złe omeny
Jak rozpoznać spotkanie, które nie jest dobrą inwestycją naszego czasu? Poszukaj następujących oznak:
- zaproszeni uczestnicy spóźniają się lub nie pojawiają się w ogóle
- obrady są wturne, zbyteczne, poruszają te same kwestie lub problemy bez znalezienia rozwiązań i osiągnięcia wartości dodatniej
- uczestnicy są rozkojarzeni, przysypiają lub w najlepszym wypadku korzystają z telefonów
- zgromadzenie zostaje zdominowane przez monolog lub rozmowę dwojga uczestników, a reszta nie jest zachęcana do udziału
- dowolny uczestnik kradnie pozostałym czas wypowiadając się na tematy niezwiązane z agendą lub przeprowadzając prywatny atak na innego uczestnika
- narada przeciąga się w nieskończoność nie osiągając po zakończeniu wszystkich wyznaczonych celów
- uczestnicy z radością oraz uśmiechem na twarzy przyjmują wiadomość o zakończeniu spotkania i powrocie do pracy
1001 sposobów na bezowocne sejmiki
Jeżeli jesteś organizatorem spotkania, dołóż wszelkich starań, aby wystrzegać się następujących błędów:
- organizowanie zebrania bez powodu lub z niewłaściwych motywów (np. osobistych)
- przeprowadzanie w złym miejscu lub niewłaściwym czasie
- brak odpowiedniego przygotowania do tematyki będącej główną osią narady
- uczestnicy nie rozumieją swojej roli w spotkaniu, bądź nie rozumieją zasadności konferencji
- poprzednie spotkania zostały niewłaściwie przeprowadzone: cele nie zostały osiągnięte, problemy określone, a ludzie spodziewają się, że sytuacja się powtórzy
- zaproszeni mają niskie oczekiwania albo złe nastawienie z powodu wcześniejszych doświadczeń związanych z organizacją zgromadzenia
- nie jesteś w stanie kontrolować omawianych zagadnień, a rozmowa schodzi na tematy niezwiązane z celem spotkania
- Ty, czyli osoba prowadząca obrady opuszcza salę konferencyjną (np. z powodu telefonu)
- spotkanie zostaje zakończone w sposób nieoczekiwany, nagły
- zakończone bez podsumowania, notatki i zapisania konkluzji
- kończy się bez postanowień i wezwania pracowników do konkretnego działania
- uczestnicy po zakończeniu nie wiedzą lub nie są pewni co właściwie trzeba zrobić
- pracownicy czują się zignorowani lub źle potraktowani po zakończeniu obrad
Spotkania …
Jesteś osobą doświadczoną w organizacji posiedzeń i weteranem niezliczonych wydarzeń tego typu. Błędy wymienione w poprzednim akapicie nie są domeną spotkań prowadzonych przez Ciebie. Rozumiem, że czujesz się bezpiecznie. Chcę przedstawić jeszcze jeden problem, który jest głęboko ukryty w psychice człowieka. Organizując obrady musisz zdawać sobie sprawę z problematyki człowieka jako istoty społecznej.
Zagadnienia takie jak dowód społeczny, konformizm normatywny czy konformizm informacyjny muszą być Ci znane i powinieneś potrafić rozpoznać ich objawy. Ograniczenia jakie narzucają na uczestników mogą powodować niebezpieczne nastawienie i powinny być unikane, w miarę możliwości niwelowane. Powinieneś brać je pod uwagę nawet w przypadku gdy jesteś „tylko” uczestnikiem. Do czego się te wszystkie trudne terminy sprowadzają w aspekcie przeprowadzania spotkania i w jaki sposób próbować wykorzystać te zjawiska na korzyść grupy?
… a psychologia …
- część uczestników może w swoim poczuciu budowania atmosfery zespołu zgadzać się z innymi, nawet jeżeli wypowiadane poglądy nie odzwierciedlają ich własnych odczuć, zdania czy doświadczenia. Takie działania mogą doprowadzić do niewłaściwego wyniku spotkania. Tacy uczestnicy mogą odczuwać obawę, że wyrażenie ich odmiennej opinii, przedstawi ich jako osoby nie współpracujące z grupą. Twoim zadaniem jest przekonanie wszystkich, że każda opinia czy sugestia powinna zostać wypowiedziana
- posiadanie nawet niewielkiego autorytetu potrafi namieszać ludziom w głowach. Należy pamiętać (i przypomnieć innym!), że jeżeli ktoś miał rację, to nie oznacza, że nie może się pomylić. Założenia tego typu stawiają pod znakiem zapytania zasadność organizacji spotkania. Dodatkowo podejście „ja mam rację!” może doprowadzić do ogromnych problemów i powstania konfliktów
- pewne kręgi, a w szczególności w IT, trzymają się kurczowo sprecyzowanych poglądów, technicznych rozwiązań, czy metodologii ze względu na wcześniejszą pracę i doświadczenie na tych polach. Takie „betonowe” poglądy powinny pozostać przed salą konferencyjną. Nie jest to sposób na produktywne i kreatywne szukanie rozwiązań i mocno ogranicza efektywność grupy
… behawioralna grupy
- gdy jednostka zostaje awansowana na wyższe stanowisko, częstym zjawiskiem jest zapomnienie jak sprawy oraz trudy pracy wyglądają na niższych szczeblach organizacji. Może to prowadzić do ignorowania potrzeb lub bagatelizowania zgłaszanych problemów przez podległych pracowników
- osoby na stanowiskach zarządzających mogą premiować ludzi, którzy się z nimi zgadzają, mają zbliżone poglądy i wyrażają aprobatę dla każdej wypowiedzi. To kolejne niebezpieczne zjawisko, które może doprowadzić do doskonale współpracujących, ograniczonych grup. Grupy te nie będą uwzględniać potrzeb pozostałych, być może bardziej innowacyjnych i kreatywnych
- uczestnicy zgromadzenia mogą odczuwać presję ze strony osób ponad nimi, które wyraziły już swoje zdanie w poruszanych kwestiach. Dobrą praktyką jest dopuszczanie do głosu w kolejności odwrotnej w stosunku do drabiny hierarchicznej organizacji
- narady prowadzone pod presją, na których muszą zapaść decyzje mogą doprowadzić do przyjęcia ustaleń stojących w sprzeczności z odczuciami oraz doświadczeniem uczestników
- wystąpienie jednego z wymienionych zjawisk sprawia, że uczestnicy są bardziej skłonni ponownie zachować się według utartego schematu
Jak poradzić sobie z presją społeczną?
Niebezpieczne zjawiska zaprezentowane w tekście, przedstawione w aspekcie społecznym i opisane w skrócie – są trudne do zauważenia. Możesz stać się potencjalnym nosicielem, nieświadomym swoich działań osobnikiem, postępującym z „nurtem rzeki”, a nie zgodnie ze swoimi poglądami. Jak przeciwdziałać temu zjawisku? Przed rozpoczęciem spotkania przemyśl dokładnie agendę spotkania. Zapisz na kartce lub w zeszycie to, co chcesz powiedzieć w trakcie obrad na poruszane tematy.
Będzie Ci potrzebna też duża dawka odwagi oraz gotowość na brak zgody ze strony innych uczestników spotkania. Jeżeli dojdzie do sporów pamiętaj słowa Kenta Becka: „Każda kłótnia, której nie da się załagodzić w 5 minut, nie zostanie załagodzona w ramach dalszej kłótni”. Powodem takiego obrotu spraw jest to, że żadna ze stron nie posiada twardych dowodów na swoje stanowisko. Takie spory są czysto religijne w przeciwieństwie do kłótni bazujących na faktach. Przygotuj sobie dane eksperymentalne zawczasu na najbardziej kontrowersyjne ze swoich stanowisk.
Ucieczka
Mam nadzieję, że we wcześniejszych akapitach artykułu zawarłem przekaz o tym, że spotkania nie zawsze idą zgodnie z planem. Jeżeli dodawane są nowe, nieprzewidziane tematy lub pewne osoby zaczynają dominować w dyskusji to jednoznaczny sygnał do tego, że być może ta narada zaczęła marnować Twój czas. Pamiętaj, że w miejscu pracy Twój czas jest również kapitałem Twojego pracodawcy, więc każde działanie mające na celu lepsze wykorzystanie tego zasobu powinno spotkać się z uznaniem ze strony przełożonych.
Oczywiście nie oznacza to, że masz wybiec ze spotkania z krzykiem: „ale to jest nudne!”, ziewając przy tym ostentacyjnie. To byłoby niegrzeczne. Poproś osobę prowadzącą spotkanie o przyśpieszenie dyskusji, powrót do agendy zgromadzenia lub zmianę planu obrad. Jeżeli nie przyniesie to oczekiwanego skutku, zapytaj czy Twoja dalsza obecność jest niezbędna. W miarę możliwości grzecznie wycofaj się z sali konferencyjnej.
Jak wynosić więcej ze spotkań?
Kwestionuj autorytety, nie bierz wypowiedzi innych uczestników na wiarę, nawet jeżeli się z Tobą zgadzają. W każdej chwili bądź szczery, prawdziwy i uczciwy w stosunku do własnych przekonań, wierzeń, poglądów oraz doświadczenia. Korzystaj z papieru, ołówka i długopisu. Narzędzia te pomogą Ci wytrwać we własnym zdaniu. Odróżniaj dobre spotkania od złych sejmików. Z tych drugich próbuj się wycofać. Twój czas jest cenny dla Ciebie i osób z którymi pracujesz.
Książki pomocne w realizacji artykułu:
„Praca z zastanym kodem. Najlepsze Techniki” – Michael C. Feathers
„Successful Meetings: How to Plan, Prepare, and Execute Top-notch Business Meetings” – Shri Henkel
„Mistrz czystego kodu – kodeks postępowania profesjonalnych programistów” – Robert C. Martin